Blog

Przygotowani na wszystko – jak poprawić produktywność?

Organizacja własnego czasu

Zastanawiasz się, jak poprawić produktywność? Program Getting Things Done (w skrócie GTD) poznałem ponad dwa lata temu. Od tego czasu czuję się zdecydowanie lepiej zorganizowany i z większą skutecznością realizuje wiele projektów na raz. Nie zawsze wszystko idzie jak z płatka. Wdrażając program GTD w życie napotkałem wiele problemów związanych z poczuciem przytłoczenia ilością spraw, stresem i brakiem energii do działania.

W tym wpisie przedstawię Ci 3 najciekawsze lekcje, które pomogły mi zredukować stres związany z projektami, podniosły jakość moich list zadań do realizacji i pokazały, jak spojrzeć szerzej na pewne sytuacje. Zapraszam do lektury!

 

Czy znasz program “Getting Things Done”?

Niedawno zakupiłem “dopełnienie” do książki GTD – “Przygotowani na wszystko” autorstwa Davida Allena. Dzięki niej uświadomiłem sobie, że problemy, które dotykają mnie na co dzień są powszechne i walczy z nimi wiele osób. Autor systemu postanowił rozwinąć wątek i przygotował swojego rodzaju poradnik produktywności. Zawiera on 52 zasady efektywności, które możesz przeczytać na raz, wybiórczo lub ustalić, że będziesz wdrażał jedną zasadę w jeden tydzień przez cały rok.

 

Skąd bierze się stres, związany z projektami?

“Stres bierze się z tego, że nie dotrzymaliśmy jakichś naszych wewnętrznych zobowiązań. Można go rozładować jedynie wtedy, gdy anulujemy takie zobowiązania, dotrzymamy ich lub je renegocjujemy. Nie można jednak renegocjować zobowiązań, o zawarciu których zapomnieliśmy! Nasza “pamięć RAM” nie ma poczucia przeszłości czy przyszłości, a wszystko, co w niej magazynujemy zostaje zaszufladkowane jako “do zrobienia”. Musimy być świadomi wszystkich zobowiązań, gdyż wyłącznie w ten sposób będziemy w stanie zmniejszyć odczuwalną presję wewnętrzną”

Jeśli w pewnym momencie czujesz, że masz dużo na głowie – musisz poświęcić chwilę na spisanie wszystkich rzeczy, które zajmują Twoją wewnętrzną pamięć RAM. Myśląc o wielu sprawach nie rozwiązujesz problemu. Dopiero kiedy jasno ustalisz następne kroku działania poczujesz wewnętrzny spokój i zrozumiesz, jak poprawić swoją produktywność w łatwy sposób.

Jak zredukować napięcie w 3 krokach?

  • Spisz projekty, które zajmują Twoją głowę w formie mapy myśli
  • Do każdego projektu zaplanuj 3 działania
  • Pierwsze działanie niech będzie możliwe do wykonania od ręki.
    Jeśli jest środek nocy – zrób to jutro zaraz po przebudzeniu

Odpowiedź na te pytania na pewno Ci pomoże

  • Kiedy po raz ostatni przeprowadziłeś kompletne “oczyszczanie umysłu”?
  • Czy są jakieś pozycje na liście zadań do wykonania, których starasz się unikać?
  • Jeśli nie musiałbyś się przejmować tym, czego nie zrobiłeś, jak byś się czuł?

 

Lista zadań nie wystarczy

Często łapię się na błędzie, który polega na nadmiernym rozpisywaniem poszczególnych kroków przybliżających mnie do realizacji projektu. Sumiennie określam kolejne etapy działania, które mamy zrealizować ja, mój kontrahent lub współpracownicy.

Kiedy zobowiązanie musi poczekać np. na dostarczenie danych dostępowych lub realizację przez inną osobę naturalną rzeczą jest to, że projekt przesuwa się w czasie na następne dni. Mam o tyle komfort w pracy, że wiem, co nastąpi w następnym roku jednak zdarza się, że nie przypinam do owych kroków przypomnień i zostają one w pewnym sensie zapomniane.

Posłużmy się przykładem. Przygotowujemy nową stronę dla naszego klienta. Pierwsza wersja została już zrobiona – teraz potrzebujemy akceptacji klienta czy wszystko zostało zrealizowane tak, jak oczekiwał. Poinformowałem klienta mailowo i czekam. Jeden dzień, drugi, trzeci… Projekt się rozciąga, a ja zapominam przypomnieć mu o tym zobowiązaniu. Dlaczego? Nie przypiąłem przypomnienia w swoim narzędziu, telefonie czy kalendarzu, by pomóc klientowi w akceptacji projektu.

Wiele osób w przypływie chęci zastanawia się jak zwiększyć produktywność i ma podobnie. Sporządzają listy z działaniami jednak szybko zapominają o sumiennej aktualizacji i prowadzeniu ich w sposób konsekwentny.

 

Jak poprawić produktywność i efektywność list zadań do realizacji?

  • Określ kroki, które powinieneś wykonać
  • Ustal datę przypomnienia, jeśli musisz poczekać na ich realizację przez inne osoby lub po prostu wymagają one czasu

 

Komentarze