Blog

Jak Skutecznie Organizować Swoją Pracę – Sprawdzone Narzędzia i Porady

Education

„Nie mam czasu się tym zająć”, “Ostatnio mam dużo na głowie”, “Ciągle ktoś ode mnie czegoś potrzebuje” – jak organizować pracę w podobnej sytuacji? Prowadząc własną firmę na pewno masz wiele na głowie, szczególnie, gdy dopiero zaczynasz i działasz w pojedynkę lub w małym zespole. W tym wpisie opowiem Ci o sposobach, które stosuję każdego dnia, by zapanować nad chaosem w pracy i nie tylko.

Moi klienci ciągle nie mają czasu

Współpracując z innymi osobami często spotykam się z faktem długiego oczekiwania na decyzję klienta. Akceptacja projektu, specyfikacji, odesłanie umowy, przesłanie danych, umówienie spotkania – czasem trwa to kilka dni a nawet tygodni.

Jako przedsiębiorca muszę to uszanować. Sam mam wiele obowiązków i niektóre sprawy przekładam w nieskończoność. Moi klienci robią podobnie. W pewnym momencie prowadzenia projektów postanowiłem, że zmienię nastawienie do przeciągających się zadań. Zazwyczaj tłumaczenie było proste “Projekt X stoi w miejscu, bo klient Nowak nie przesłał danych”, ale nadszedł czas, by odwrócić podejście.

Za każdym razem, gdy tworzenie strony WWW lub aplikacji nie mieści się w terminach zadaję sobie pytanie: “Co mogę zrobić, by popchnąć temat do przodu?”. To skuteczna metoda, która “odciąża” klienta i zmienia moje poczucie, że to on zawalił termin. Oczywiście te odczucie towarzyszy tylko mi – klienci często nie widzą problemu.

Jak ogarnąć ten chaos?

Skoro zdecydowałem się na pracę przy wielu projektach na raz muszę w sprawny sposób realizować poszczególne etapy. W ostatnich latach mocno skupiłem się na tej kwestii i muszę powiedzieć, że to najlepiej zainwestowany czas w naukę. Przy dobrym planowaniu i sumiennym realizowaniu zadań mam poczucie, że pomimo większej ilości zleceń mam proporcjonalnie więcej czasu i nie czuję się nad wyraz przygnieciony zadaniami.

Niestety jest pewien haczyk – każdy przeczytany artykuł czy książka tylko wskazuje drogę a niczego nie załatwia sam w sobie. Pomimo poznania wielu technik, dziesiątek narzędzi oraz wielu punktów widzenia wybitnie zorganizowanych osób, bardzo dużo czasu musiałem poświęcić na doskonalenie własnej drogi.

Czy narzędzia, które stosuje teraz są idealne? Zdecydowanie nie i na pewno nie będą idealnie dopasowane do Ciebie w tej kombinacji którą przedstawiam. Wybierz te narzędzia oraz techniki, na które możesz sobie pozwolić.

Na końcu wpisu znajdziesz książki, które warto przeczytać, aby uzyskać szerszy punkt widzenia do tematu organizacji swojej pracy. Przygotowałem także konkurs, w którym jest do wygrania książka z wysyłką na mój koszt.

Dlaczego nie stać Cię na brak organizacji swojej pracy i działanie na gorąco?

 

Narzędzia do organizacji pracy – moi faworyci

Aby przekazać Ci jak organizować pracę przygotowałem spis narzędzi, z których korzystam. Oczywiście możesz dowolnie modyfikować użycie ich albo korzystać z zamienników np. w postaci innego oprogramowania. To tylko droga, którą chętnie Ci wskażę. Sam wybierz metody i pamiętaj, że liczy się wynik!

 

Inbox – czarny zeszyt myśli

Czy znasz to uczucie, kiedy po powrocie z urlopu masz tysiąc rzeczy do załatwienia? Nieodebrane połączenia od klientów, zapchana skrzynka pocztowa oraz projekty, które z niewyjaśnionych powodów stoją wciąż w miejscu… To nie tylko problem “pourlopowy”. Czasem z dnia na dzień nasza lista zadań i ważnych spraw zapełnia się do granic możliwości.

Sam problem z chaosem rodzi frustrację. Nie do końca wiesz, co jest do zrobienia w pierwszej kolejności. To problem, ponieważ niedoświadczeni organizatorzy rzadko ustalają priorytety swoich zadań i wszystko robią “na gorąco”.

Moim największym przyjacielem organizacji jest czarny zeszyt, który nazywany jest przez większość INBOXem. Forma Twojego inboxa może być dowolna – kolor zeszytu również. Najważniejsze jest zastosowanie. W czym może pomóc Ci inbox?

To miejsce, gdzie możesz wylać wszystkie sprawy, które przychodzą Ci do głowy. Każde spotkanie, które powinieneś odbyć, każde zalegające połączenie lub kolejne taski, które przybliżą Cię do realizacji zadania.

Korzystam z inboxa malując w nim mapy myśli (w mojej opinii to najbardziej przejrzysta forma dla inboxa). Środkowym tematem zazwyczaj jest słowo “Inbox + data”. To pomaga mi odnieść się do notatek sprzed kilku tygodni czy miesięcy.

Najważniejszą zasadą jest to, byś nie hamował się przed zapisaniem każdej myśli. Nie analizuj, czy to powinno znaleźć się na Twojej liście zadań do wykonania. Nie ustalaj hierarchii ani priorytetów. Po prostu notuj i daj upływ temu, co zalega w Twojej głowie.

Uczucie towarzyszące wykonanemu inboxowi to świetnie oczyszczenie dla ducha. Od razu poczujesz, jakby połowa zadań zrealizowała się sama a natłok informacji po prostu zniknął.

Poniżej załączam zdjęcie, jak wygląda mój inbox po powrocie z urlopu. Niektóre z tasków celowo zamazałem – dotyczą prywatnych projektów:

 

Todoist – profesjonalne listy ToDo

 

Samo zanotowanie zaległych lub bieżących spraw to połowa sukcesu. Pomimo przypływu euforii, że ogarnąłeś ten bałagan i wiesz co jest do zrobienia, to jednak wciąż musisz sprostać swoim taskom. Bez Twojej realizacji nie jesteś w stanie popchnąć projektów do przodu.

Jest wiele szkół, mówiących o tym, jak “czyścić” inbox i przekuwać luźne myśli w konkretne zadania oraz cele do zrealizowania. Na przestrzeni lat pracy z inboxem wypracowałem schemat, którym chcę się z Tobą podzielić.

Patrząc na mapę myśli staram się wybrać te zadania, które są najważniejsze. Jaka jest definicja moich priorytetów w pracy z klientami? W pierwszej kolejności decyduję o zaplanowaniu pierwszych kroków, które ruszą cały projekt do przodu. Jeden krok, maksymalnie dwa. Liczy się ruszenie z miejsca, a nie budowanie ultra-wymagająco-szczegółowej strategii.

Z pomocą przychodzi mi genialny, darmowy program Todoist (https://www.pl.todoist.com/). Dzięki niemu, możesz przypisywać zadania, które masz do realizacji w danym dniu, segregować je nadając tytuły projektów oraz nadawać priorytety. Opcji w darmowej wersji jest wiele, a w wersji płatnej jeszcze więcej. Skupmy się na najprostszym – zaplanowaniu zadań na poszczególne dni.

Wystarczy, że w menu “Skrzynki odbiorczej” (którą de facto możesz również traktować jako swój elektroniczny inbox) wpiszesz zadanie do zrobienia określając termin realizacji. Jak powinny brzmieć zadania? Na pewno już to słyszałeś “skonkretyzowane, mierzalne, realne oraz osadzone w czasie”. Podaję swoje przykłady:

  • Przekazać Danielowi wytyczne projektu “Lector” w środę
  • Dodać post na Expand dotyczący realizacji w czwartek
  • TEL do Tomka Pizzeria w piątek

Program automatycznie wykryje dzień i doda zadanie w terminie, który określisz.

Dlaczego program Todoist jest moim faworytem?
– pomaga zapanować mi nad wieloma projektami na raz
– mogę pracować na nim w zespole
– dostaję poranne powiadomienia o zadaniach do wykonania
– program punktuje moją produktywność, co motywuje mnie do dalszej pracy

 

Kalendarz Google – porządek w spotkaniach

Wiele moich zadań dotyczy spotkań, które mają określoną datę i godzinę wykonania. Z pomocą w ustaleniu bloków czasowych dla klientów, rekreacji, sportu oraz bliskich przychodzi Google Kalendarz.

Pracując z nim sprawnie dodaję na swoim smartfonie spotkania oraz inne ważne zadania do zrealizowania. Program automatycznie powiadamia mnie przed spotkaniem. Dzięki niemu wiem, że powinienem zebrać się i wsiąść w samochód lub przygotować biurko na wizytację klienta.

W tym kalendarzu możesz również kolorować swoje podrzędne kalendarze. Sprawy firmowe oznaczam na niebiesko, prywatne na różowo a związane ze szkoleniami oraz konsultacjami na pomarańczowo. To pomaga mi zobrazować, na co gospodaruję swój czas w ciągu dnia.

 

Gra Roku 2017/2018 – autorskie narzędzie

To rewolucjonizujące narzędzie, które znacznie wpłynęło na jakość mojego życia. Tak wiem, to brzmi górnolotnie ale między innymi dzięki “Grze Roku”:

  • rzuciłem palenie
  • napisałem książkę
  • ograniczyłem spożywanie enegentyków oraz fast foodów
  • zacząłem wcześniej wstawać
  • pozyskiwałem więcej, lepiej płacących klientów
  • zrealizowałem zadania, które od miesięcy gdzieś zalegały (np. dokończenie tatuażu)
  • zacząłem regularnie oszczędzać spore sumy pieniędzy

Proszę, nie zrozum tego akapitu w sposób, że zwykły arkusz zmienił mnie w innego człowieka. Bez wsparcia bliskich osób (Tobie Iwciu dziękuję najbardziej!), zaparcia, dyscypliny oraz jasno określonych celów i czasu poświęconych na ich realizację – to wciąż zwykły Excel.

Gra Roku 2017 powstała pierwszego dnia stycznia 2017 roku. Postanowiłem, że określę sfery w życiu, nad którymi chcę pracować. Początkowo były to:

 

 

Każdego dnia przy realizacji (lub nie) dodawałem sobie punkty. Po prostu wpisywałem w określoną komórkę liczbę, która miała odwzorować moje zaangażowanie w pracę nad sobą. Punktowałem się według ustalonych wcześniej reguł. Z biegiem czasu (przez prawie półtora roku) zmieniałem swoje cele wielokrotnie oraz zasady punktowania chyba 7 razy.

Arkusz automatycznie sumuje moje punkty i zamienia na poziomy. Tak, leveluję jak postać w grze online 🙂 Obecnie jestem na 69 poziomie, czyli łącznie zdobyłem ponad 103.000 punktów. Na co je wymieniłem? Na nic. Początkowo miałem nagradzać się za określone levele w postaci kupowania nagrody lub wypicia jednego energetyka. Zaprzestałem tego, ponieważ odczuwałem wystarczająca satysfakcję za samo realizowanie celów i zdobywanie tego, co zamierzam.

Dlaczego “Gra Roku” świetnie się sprawdziła?
– monitoruję postępy na bieżąco
– mogę realizować się na wielu frontach
– planuję działania na cały rok
– widzę, co idzie mi dobrze, a co muszę poprawić

O “Grze Roku” przygotuję obszerny wpis, a może nawet całą serię. Chcę, by takie narzędzie pomogło nie tylko mi, ale również moim czytelnikom. Potraktuj tą notatkę jako wstęp

 

Podsumowanie

To najważniejsze narzędzia, które stosuję każdego dnia. Wiem, że ich systematyczne stosowanie oraz wyciąganie wniosków pomoże każdemu lepiej się zorganizować. Pamiętaj, że to tylko NARZĘDZIA. To nie automat, który organizuje pracę za Ciebie. Poniżej przygotowałem spis książek, które pomogły mi wypracować swoją drogę.

Życzę Ci powodzenia w realizacji swoich celów i samych zysków. A co do benefitów… Na końcu wpisu przygotowałem mały konkurs.

 

Warto przeczytać

Jeśli potrzebujesz szerszego punktu widzenia na sprawę organizacji swojej pracy – zapraszam do lektury tych książek. To głównie one pomogły mi się lepiej zorganizować.

 

 

“Narzędzia tytanów” – Timothy Ferris – zbiór wywiadów z wybitnymi ludźmi, którzy opowiadają między innymi o organizacji swojego czasu i o narzędziach, które im w tym pomagają.

“Wyzwalacze” – M. Goldsmith, M. Reiter – książka, która pomoże Ci zacząć proces zmiany złych nawyków oraz kształtowania tych dobrych. Dzięki prostym pytaniom możesz skutecznie monitorować swoje zaangażowanie a nie tylko oceniać się w systemie zero-jeden.

“Getting Things Done” – David Allen – to pozycja numer jeden jeśli chodzi o produktywność i organizację własnej osoby. Stanowi podstawę do wielu innych książek a jej techniki (tak jak opisany przeze mnie inbox) są stosowane przez wielu menedżerów na wysokich szczeblach i nie tylko.

 

Wygraj książkę “Lokalny Sukces”!

Chciałbym poznać, w jaki sposób Ty organizujesz swoją pracę. Napisz w komentarzu o narzędziach, które Ty stosujesz. Podziel się z innymi swoimi wyzwaniami oraz sposobami na ich rozwiązanie.

Autor najlepszego komentarza (najbardziej merytoryczny, wybrany przeze mnie) otrzyma ode mnie książkę “Lokalny Sukces”. Koszty przesyłki również biorę na siebie. Masz czas do końca maja -pióra w dłoń!

Komentarze
Kliknij i odbierz darmową książkę Lokalny Sukces!
  • 119 stron praktycznej i sprawdzonej wiedzy
  • jak efektywnie sprzedawać na lokalnym rynku?
  • poznaj sposób na Platynową Obsługę klienta
  • 10 porad Facebook Ads, które gwarantują sprzedaż

    Wpisz swój adres i odbierz książkę ZA DARMO!

Obiecuję - zero spamu.